L’innovazione digitale negli studi legali

Nel dettaglio, gli studi legali sembrano essere quelli che hanno effettuato investimenti minori, ma questo è dovuto semplicemente al fatto che si sono mossi in ritardo rispetto agli altri settori. Tuttavia, non sono immuni dalla necessità di un adeguamento tecnologico, soprattutto con il processo civile telematico.

 

In ambito legale, l’innovazione tecnologica assume rilevanza sotto differenti aspetti. Innanzitutto la gestione di una notevole quantità di documenti cartacei, la loro archiviazione e l’accesso ai dati in essi contenuti. Ma anche in ordine alla semplificazione delle operazioni quotidiane d’ufficio molto può essere fatto. Snellire le metodologie di lavoro relative alla produzione documentale, connettersi con colleghi di altre sedi, fino alla semplice gestione della corrispondenza. In tutti questi ambiti si inseriscono le soluzioni Ricoh. Che è infatti stata scelta come partner strategico dall’Ordine degli Avvocati di Milano. 

 

L’evoluzione dei multifunzione ne ha fatto dei veri e propri hub da cui transitano documenti – informazioni – in formato cartaceo e digitale e lo Smart Operation Panel integrato sui nuovi modelli semplifica il workflow documentale grazie alle app scaricabili (in gran parte gratuite) e alla semplicità di utilizzo per gli utenti. Lo SOP infatti è del tutto simile ad un tablet, strumento a cui tutti ormai siamo abituati!

 

Particolarmente utile per gli studi legali è la nuova app PostaPronta, nata dalla collaborazione tra Ricoh e PRTGROUP, che consente di inviare i file da spedire tramite il multifunzione evitando le perdite di tempo dovute alla preparazione della corrispondenza prima e alle code in posta dopo. Con una attenzione particolare alla sicurezza, le comunicazioni sono infatti criptate, e ai costi, con l’accesso a tariffe postali più convenienti. 

 

Tra le app sviluppate da Ricoh con lo scopo di semplificare le operazioni di routine, troviamo Smart Device Connector, che consente di utilizzare un dispositivo smart per stampare, copiare o effettuare scansioni, ma anche controllare una lavagna interattiva o un proiettore. O ancora Copia Carta ID, che permette di copiare un documento di identità su una sola facciata con estrema semplicità e Book Copy Helper, con la quale si possono realizzare velocemente copie di pagine di manuali o documenti rilegati, senza chiudere il coperchio del multifunzione. Le ombre scure infatti vengono eliminate automaticamente.