Digital Transformation: i vantaggi della scansione documentale intelligente
La scansione documentale intelligente per automatizzare i flussi di lavoro.
La conseguenza più immediata è una riduzione dei costi e dell’impatto ambientale, così la scansione documentale intelligente diventa parte importante in un processo di dematerializzazione rivolto alla semplificazione della gestione documentale.
Certamente di tempo ne è passato da quando, nel lontano 1957, Russell Kirsch, un informatico dipendente del governo degli Stati Uniti fece la prima scansione di una foto di famiglia utilizzando il primo scanner sviluppato per essere utilizzato con computer, da lui e dal suo team, che stava appunto lavorando allo sviluppo del primo computer programmabile (lo Standard Electronic Eastern Computer - SEAC).
Negli anni 80 e 90 lo scanner conobbe uno sviluppo commerciale importante fino a diventare all’inizio degli anni 2000 sempre più utilizzato per acquisire documenti in formato digitale. Oggi è normalmente integrato nella stampante, non solo nelle periferiche da ufficio. Sebbene l’acquisizione di immagini è divenuta sempre meno necessaria con l’avvento della fotografia digitale, lo scanner rimane molto utilizzato nelle aziende, dove la dematerializzazione dei documenti cartacei porta notevoli benefici in termini di costi e di efficienza.
La digital transformation sta cambiando profondamente i processi aziendali, cresce l’esigenza di collaborazione, di una maggiore semplicità e velocità nella gestione dei documenti che porta ad una riduzione dei costi e a una maggiore produttività. E’ stato calcolato che un impiegato spende dai 20 minuti alle 3 ore al giorno per la ricerca dei documenti, e che la ricerca di un documento ha un costo di circa 6 euro. Il primo passo di un processo di digitalizzazione e organizzazione dei documenti consiste nella loro trasformazione in formato elettronico. Le aziende hanno quindi bisogno di qualcosa in più di una semplice acquisizione dei documenti attraverso il multifunzione.
Le soluzioni Ricoh per la gestione dei flussi documentali soddisfano questa necessità, semplificando ed automatizzando il lavoro in ufficio. Dal multifunzione diventa così possibile non solo acquisire, ma anche elaborare e collegare le informazioni cartacee trasformandole in informazioni digitali disponibili alla condivisione nei differenti canali aziendali.
Con Global Scan NX, ad esempio, un semplice pulsante permette la scansione dei documenti direttamente nel percorso prescelto, la possibilità di modificare il formato dei file direttamente dal multifunzione. Il conseguente miglioramento dei processi aumenta la produttività aziendale grazie alla condivisione e alla gestione digitale dei documenti. L’interfaccia è semplice ed intuitiva e la configurazione personalizzata rende questi strumenti di facile utilizzo e ideali per ogni ambiente di lavoro. La possibilità di proteggere con password le azioni di apertura, copia, modifica e stampa dei documenti aumenta la sicurezza dei Pdf.
E per quanto riguarda la ricerca delle informazioni digitalizzate? Con la funzionalità scan-to-archive al momento dell’acquisizione dei documenti possono essere estratti indici utilizzati per il reperimento delle informazioni in fasi successive.
Largo alla dematerializzazione, quindi, ma con soluzioni integrate, scalabili e semplici nel loro utilizzo, realizzate grazie al giusto mix di competenza, tecnologia e consulenza.
Se desideri maggiori informazioni per migliorare i tuoi processi di digitalizzazione inviaci un messaggio senza impegno, un incaricato su metterà in contatto te.