Aggiungere valore identificando (e riducendo) i costi di stampa nascosti

Come liberare risorse economiche da utilizzare per la crescita del business

Un’operazione non semplice, perché il TCO – Total Cost of Ownership – non si limita a calcolare il costo dei consumabili o della carta. Include i costi indiretti, quali il consumo energetico, l’organizzazione delle risorse, il rinnovo tecnologico, per citarne alcuni.

Identificare il TCO consente ad un’azienda di agire direttamente sul costo di stampa per individuare quelle soluzioni più idonee ad ottimizzare il parco macchine in funzione delle reali esigenze organizzative. Migliorando i servizi alle persone si ottengono dei benefici che vanno al di là del semplice risparmio economico sul costo copia.

Servizi in outsourcing

Tra i fattori che maggiormente incidono sui costi di stampa troviamo: l’anzianità della periferica, il mancato controllo delle effettive stampe prodotte, la frammentazione dei fornitori. Non è un caso se le aziende internazionali di grandi dimensioni hanno adottato soluzioni di stampa gestita in outsourcing, affidandosi a fornitori specializzati in grado di gestire l’intera infrastruttura aziendale. Ma non c’è motivo per cui anche le piccole e medie imprese non adottino questa soluzione. Al contrario, migliorerebbe l’efficienza, la produttività, la flessibilità e la distribuzione delle risorse economiche ma soprattutto la continuità operativa.

Anche nel caso in cui i volumi di stampa non siano particolarmente elevati, l’infrastruttura è spesso composta da differenti macchinari, che integrano molteplici funzionalità non sempre ben ottimizzate. Affidarsi ad un unico fornitore che effettui un’analisi approfondita dell’infrastruttura e dei processi e generi un progetto di rinnovo delle periferiche e della loro localizzazione nei vari reparti consentirebbe in primo luogo di ridurre i costi diretti ed indiretti generando una serie di benefici a cascata sull’intero ambiente di lavoro, inclusa una maggior sicurezza informatica e la riduzione dei rischi di inattività (business continuity).

Optare per soluzioni a noleggio, che evitano l’esborso economico destinato agli hardware, oltre a liberare risorse per altri investimenti permette di avere a costi accessibili le ultime tecnologie disponibili sul mercato, sempre aggiornate ed in linea con le necessità dei vari team di lavoro, agendo direttamente sulla produttività, pagando solo per i servizi realmente necessari.

Dove si nascondo quindi i costi di stampa?

Ad esempio, la frammentazione dei fornitori genera un maggior lavoro per la loro gestione amministrativa e per le chiamate di assistenza o il reperimento dei materiali di consumo. L’acquisto casuale di stampanti e multifunzione porta spesso ad avere un parco macchine superiore alle reali necessità e quindi maggiori costi generali da sostenere dei quali si potrebbe tranquillamente fare a meno.

La mancanza di software per la gestione centralizzata dei dispositivi o di funzionalità avanzate per il controllo dei consumi e delle operazioni di stampa genera sprechi non solo economici, ma anche ambientali e di risorse, con il rischio che le macchine non vengano sfruttate adeguatamente o vengano troppo sollecitate rispetto a quelle che sono le loro potenzialità. In conclusione, implementare un servizio di stampa gestito significa: riduzione dei costi e gli sprechi, maggiore produttività degli utenti e del personale IT, maggior sicurezza informatica, il miglioramento della business continuity.